🇨🇦 Privacy Policy for EE Dojo, Inc. (D/B/A ScribeMD.ai)
Last Updated: Aug 1st 2025
At EE Dojo, Inc. (operating as ScribeMD.ai), we are committed to protecting your privacy and ensuring the security of your personal information. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information when you use our ScribeMD.ai service. This policy is designed to comply with Quebec's Laws (the Act respecting Access to documents held by public bodies and the Protection of personal information, Act respecting the protection of personal information in the private sector and the Act respecting health and social services information), as well as applicable Canadian federal and provincial privacy laws.
1. Applicable Legislation
This policy is constructed in accordance with Quebec's Laws. It also complies with Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and other applicable provincial privacy laws.
2. Information We Collect
We collect the following types of information:
- Personal Information: This includes identifiers such as your name, email address, and other contact details.
- Usage Data: Information about how you interact with our service, including features used and time spent on the platform.
- Technical Data: This may include your IP address, browser type, device information, and other technical details related to your use of our service.
- Location Data: General location information inferred from your IP address.
- Health and social services information: This includes any information concerning a person that is collected during their interaction with a physician using ScribeMD, particularly for the purpose of producing a medical note, regarding any concerns of an individual that relates to:
- The individual's state of physical or mental health status and his or her health determinants, including their medical or family history;
- Any material taken from the person, including biological material, collected in the context of an assessment or treatment, or any implants, ortheses, prostheses or other aids that compensate for a disability of the person;
- The services in the field of health and social services provided to the person, including the nature of those services, their results, the location where they were provided and the identity of the persons or groups that provided them; was obtained in the exercise of a function under the Public Health Act (chapter S-2.2);
- Any other characteristic defined by government regulation.
- Information allowing a person to be identified, such as the person’s name, date of birth, contact information or health insurance number, is health and social services information when it appears with information referred to in the first paragraph or when it is collected for registration, enrolment or admission of the person concerned at, in or to an institution or for the taking in charge of the person concerned by another health and social services body.
- Clinical datas;
3. How We Collect Your Information
We collect information directly from you when you register for our service, use our platform, or communicate with us. We also collect some information automatically through your use of our service, including through cookies and similar technologies. We also collect information through the recording of your medical visit with a physician via ScribeMD, for the purpose of generating clinical notes.
4. Purposes for Collecting and Using Your Information
For personal information of our customer: We use your information for the following purposes:
- To provide, maintain, and improve our service
- To communicate with you about our service, including notifications about changes or updates
- To provide customer support and respond to your inquiries
- To analyze usage patterns and improve user experience
- To protect against fraudulent or illegal activity
- To comply with legal obligations
For Health and social services information from your medical visit with a physician, we use your information to produce the medical note.
5. Consent
We obtain your consent before collecting, using, or disclosing your personal information, except where permitted or required by law. You may withdraw your consent at any time, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice.
Also, any physician who wishes to use ScribeMD to produce a medical note must obtain your consent prior to recording the medical visit.
6. Sharing Your Information
We do not sell your personal information or Health and social services information and we do not share any Health and social services information or Clinical Datas.
We may share personal information of our customer as permitted by laws, in the following circumstances:
- With service providers who help us operate our business and deliver our services
- In the event of a business transfer, merger, or acquisition
- When required by law or to protect our legal rights
- With your consent
7. Data Storage and Security
Your personal information is stored on secure servers located in Canada. We implement appropriate technical and organizational measures to protect your information against unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction. However, no method of electronic storage is 100% secure, and we cannot guarantee absolute security.
8. Your Rights
You have the right to:
- Access your personal information
- Request correction of inaccurate information
- Withdraw your consent for future use and disclosure
- Request deletion of your personal information, subject to legal restrictions
- File a complaint with the relevant privacy commissioner
9. Retention of Personal Information
We retain personal information of our customer only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, or as required by law. When your personal information is no longer required, it will be securely destroyed or anonymized.
For Health and social services information, including any audio recordings, all data is permanently deleted from the platform within a maximum of fifteen (15) days. This retention period may be significantly shorter—such as two (2) days—in accordance with applicable legal requirements.
10. Changes to This Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of any significant changes by posting the new Privacy Policy on this page and updating the "last updated" date.
11. Contact Us
If you have any questions about this Privacy Policy or our privacy practices, please contact our Privacy Officer at:
EE DOJO (D/B/A ScribeMD.ai)
10000 Washington Blvd, Suite 607
Culver City, CA 90232
Email: privacy@scribemd.ai
Last updated: Aug 1st 2025
🇨🇦 Politique de confidentialité pour EE Dojo, Inc. (D/B/A ScribeMD.ai)
Dernière mise à jour : 1 août 2025
Chez EE Dojo, Inc. (opérant sous le nom ScribeMD.ai), nous nous engageons à protéger votre vie privée et à assurer la sécurité de vos renseignements personnels. Cette politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre service ScribeMD.ai. Cette politique est conçue pour se conformer aux lois du Québec (la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux), ainsi qu'aux lois fédérales et provinciales canadiennes applicables en matière de confidentialité.
1. LĂ©gislation applicable
Cette politique est rédigée conformément aux lois du Québec. Elle est également conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et aux autres lois provinciales applicables en matière de confidentialité.
2. Informations que nous recueillons
Nous recueillons les types d'informations suivants :
- Renseignements personnels : Cela inclut les identifiants tels que votre nom, adresse e-mail et autres coordonnées.
- Données d'utilisation : Informations sur la façon dont vous interagissez avec notre service, y compris les fonctionnalités utilisées et le temps passé sur la plateforme.
- Données techniques : Cela peut inclure votre adresse IP, le type de navigateur, les informations sur l'appareil et d'autres détails techniques liés à votre utilisation de notre service.
- Données de localisation : Informations générales de localisation déduites de votre adresse IP.
- Renseignements de santé et de services sociaux : Cela inclut toute information concernant une personne recueillie lors de son interaction avec un médecin utilisant ScribeMD, notamment dans le but de produire une note médicale, concernant tout aspect relatif à :
- L'état de santé physique ou mentale de l'individu et ses déterminants de santé, y compris ses antécédents médicaux ou familiaux ;
- Tout matériel prélevé sur la personne, y compris du matériel biologique, recueilli dans le cadre d'une évaluation ou d'un traitement, ou tout implant, orthèse, prothèse ou autre aide compensant un handicap de la personne ;
- Les services dans le domaine de la santé et des services sociaux fournis à la personne, y compris la nature de ces services, leurs résultats, le lieu où ils ont été fournis et l'identité des personnes ou groupes qui les ont fournis ; obtenus dans l'exercice d'une fonction en vertu de la Loi sur la santé publique (chapitre S-2.2) ;
- Toute autre caractéristique définie par règlement gouvernemental.
- Les informations permettant d'identifier une personne, telles que le nom, la date de naissance, les coordonnées ou le numéro d'assurance maladie, sont des renseignements de santé et de services sociaux lorsqu'elles apparaissent avec les informations mentionnées ci-dessus ou lorsqu'elles sont recueillies pour l'inscription, l'admission ou la prise en charge de la personne concernée dans un établissement ou par un autre organisme de santé et de services sociaux.
- Données cliniques ;
3. Comment nous recueillons vos informations
Nous recueillons des informations directement auprès de vous lorsque vous vous inscrivez à notre service, utilisez notre plateforme ou communiquez avec nous. Nous recueillons également certaines informations automatiquement lors de votre utilisation de notre service, notamment via des cookies et des technologies similaires. Nous recueillons aussi des informations lors de l'enregistrement de votre visite médicale avec un médecin via ScribeMD, dans le but de générer des notes cliniques.
4. Finalités de la collecte et de l'utilisation de vos informations
Pour les renseignements personnels de nos clients : Nous utilisons vos informations aux fins suivantes :
- Fournir, maintenir et améliorer notre service
- Communiquer avec vous au sujet de notre service, y compris les notifications de changements ou de mises Ă jour
- Fournir un support client et répondre à vos demandes
- Analyser les tendances d'utilisation et améliorer l'expérience utilisateur
- Protéger contre les activités frauduleuses ou illégales
- Respecter les obligations légales
Pour les renseignements de santé et de services sociaux issus de votre visite médicale avec un médecin, nous utilisons vos informations pour produire la note médicale.
5. Consentement
Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels, sauf lorsque la loi le permet ou l'exige. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable.
De plus, tout médecin souhaitant utiliser ScribeMD pour produire une note médicale doit obtenir votre consentement avant d'enregistrer la visite médicale.
6. Partage de vos informations
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels ni vos renseignements de santé et de services sociaux et nous ne partageons aucun renseignement de santé et de services sociaux ni aucune donnée clinique.
Nous pouvons partager les renseignements personnels de nos clients, conformément à la loi, dans les circonstances suivantes :
- Avec des fournisseurs de services qui nous aident Ă exploiter notre entreprise et Ă fournir nos services
- En cas de transfert d'entreprise, de fusion ou d'acquisition
- Lorsque la loi l'exige ou pour protéger nos droits légaux
- Avec votre consentement
7. Stockage et sécurité des données
Vos renseignements personnels sont stockés sur des serveurs sécurisés situés au Canada. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations contre tout accès, divulgation, altération ou destruction non autorisés. Cependant, aucune méthode de stockage électronique n'est totalement sécurisée et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.
8. Vos droits
Vous avez le droit de :
- Accéder à vos renseignements personnels
- Demander la correction d'informations inexactes
- Retirer votre consentement pour l'utilisation et la divulgation futures
- Demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales
- Déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée compétent
9. Conservation des renseignements personnels
Nous conservons les renseignements personnels de nos clients uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, ou tel qu'exigé par la loi. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus requis, ils seront détruits ou anonymisés de manière sécurisée.
Pour les renseignements de santé et de services sociaux, y compris tout enregistrement audio, toutes les données sont supprimées définitivement de la plateforme dans un délai maximal de quinze (15) jours. Ce délai de conservation peut être considérablement plus court—par exemple deux (2) jours—conformément aux exigences légales applicables.
10. Modifications de cette politique de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement important en publiant la nouvelle politique sur cette page et en mettant à jour la date de "dernière mise à jour".
11. Nous contacter
Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité à :
EE DOJO (D/B/A ScribeMD.ai)
10000 Washington Blvd, Suite 607
Culver City, CA 90232
Courriel : privacy@scribemd.ai
Dernière mise à jour : 1 août 2025
