🇨🇦 Canadian Privacy Policy for EE Dojo, Inc. (D/B/A ScribeMD.ai)
Last Updated: July 28, 2025
1. Purpose and Scope
EE Dojo, Inc. (operating as ScribeMD.ai) is dedicated to upholding the highest standards of privacy and protection regarding personal information in our care. We recognize our role as a trusted steward in the collection and management of sensitive information. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and protect information, ensuring that you are fully informed about your rights and the measures we take to uphold the privacy and security of your information.
2. Applicable Legislation
This policy is constructed in accordance with Quebec's Law 25, which amends the Act Respecting the Protection of Personal Information in the Private Sector. It also complies with Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and other applicable provincial privacy laws.
3. Definitions
- Personal Information: Any information which relates to a natural person, allowing that person to be identified.
- Aggregated Information: Information grouped with other data in a way that makes it virtually impossible for you to be identified.
- De-identified Information: Information that no longer allows the person concerned to be directly identified.
- Anonymized Information: Information that irreversibly no longer allows the person to be identified directly or indirectly.
4. Information We Collect
We collect the following types of information:
- Identifiers: Your name, email address, and other contact details.
- Demographic Information: Such as your age, gender, and location.
- Usage Data: Information about how you interact with our service, including features used and time spent on the platform.
- Technical Data: This may include your IP address, browser type, device information, and other technical details related to your use of our service.
- Payment Information: If applicable, information necessary to process payments.
- User-generated Content: Any information you provide while using our services.
5. How We Collect Your Information
We collect information:
- Directly from you when you register for our service, use our platform, or communicate with us.
- Automatically through your use of our service, including through cookies and similar technologies.
- From third-party sources, where permitted by law and with your consent.
6. Purposes for Collecting and Using Your Information
We use your information for the following purposes:
- To provide, maintain, and improve our service
- To communicate with you about our service, including notifications about changes or updates
- To provide customer support and respond to your inquiries
- To analyze usage patterns and improve user experience
- To protect against fraudulent or illegal activity
- To comply with legal obligations
- For research and development to improve our services
- To generate aggregated or anonymized data for analytical purposes
7. Consent
We obtain your consent before collecting, using, or disclosing your personal information, except where permitted or required by law. Your consent must be clear, free, and informed, and given for specific purposes. You may withdraw your consent at any time, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice.
8. Sharing Your Information
We do not sell your personal information. We may share your information in the following circumstances:
- With service providers who help us operate our business and deliver our services
- In the event of a business transfer, merger, or acquisition
- When required by law or to protect our legal rights
- With your consent
- In an anonymized or aggregated form that cannot identify you
Below is a list of entities we may share your information with:
| Entity Type |
Purpose |
| Cloud Service Providers |
For hosting our services and storing data securely |
| Government Entities |
When required by local regulations or legal obligations |
9. Data Storage and Security
Your personal information is stored on secure servers located in Canada. We implement appropriate technical and organizational measures to protect your information against unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction. These measures include:
- Encryption of sensitive data
- Regular security audits and assessments
- Access controls and authentication procedures
- Employee training on data protection and security
However, no method of electronic storage is 100% secure, and we cannot guarantee absolute security.
10. Your Rights
You have the right to:
- Access your personal information
- Request correction of inaccurate information
- Withdraw your consent for future use and disclosure
- Request deletion of your personal information by emailing support@scribemd.ai, subject to legal restrictions
- Receive information about how your data is processed
- Object to certain types of processing
- File a complaint with the relevant privacy commissioner
11. Retention of Personal Information
We retain your personal information only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, or as required by law. When your personal information is no longer required, it will be securely destroyed or anonymized.
12. Automated Decision-Making
If we use automated decision-making processes that could have a significant impact on you, we will inform you and provide you with the opportunity to request human intervention, express your point of view, and contest the decision.
13. Children's Privacy
Our services are not intended for use by children under the age of 13. We do not knowingly collect personal information from children under 13. If you become aware that a child has provided us with personal information, please contact us, and we will take steps to remove such information.
14. International Data Transfers
While our primary data storage is in Canada, we may transfer personal information to other countries for processing. In such cases, we ensure that appropriate safeguards are in place to protect your information and comply with applicable data protection laws.
15. Changes to This Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of any significant changes by posting the new Privacy Policy on this page and updating the "last updated" date. We encourage you to review this Privacy Policy periodically for any changes.
16. Contact Us
If you have any questions about this Privacy Policy, our privacy practices, or to exercise your rights regarding your personal information, please contact our Privacy Officer at:
EE DOJO (D/B/A ScribeMD.ai)
10000 Washington Blvd, Suite 607
Culver City, CA 90232
Email: privacy@scribemd.ai
Last updated: July 28th 2025
🇨🇦 Politique de confidentialité canadienne pour EE Dojo, Inc. (D/B/A ScribeMD.ai)
Dernière mise à jour : July 28th 2025
1. Objet et portée
EE Dojo, Inc. (opérant sous le nom ScribeMD.ai) s'engage à respecter les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels sous notre responsabilité. Nous reconnaissons notre rôle de gardien de confiance dans la collecte et la gestion d'informations sensibles. Cette politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les informations, afin de vous informer pleinement de vos droits et des mesures que nous prenons pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos renseignements.
2. Législation applicable
Cette politique est rédigée conformément à la Loi 25 du Québec, qui modifie la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle est également conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et aux autres lois provinciales applicables en matière de confidentialité.
3. Définitions
- Renseignement personnel : Toute information relative à une personne physique permettant de l'identifier.
- Information agrégée : Information regroupée avec d'autres données de manière à ce qu'il soit pratiquement impossible de vous identifier.
- Information dépersonnalisée : Information qui ne permet plus d'identifier directement la personne concernée.
- Information anonymisée : Information qui ne permet irréversiblement plus d'identifier la personne, directement ou indirectement.
4. Informations que nous recueillons
Nous recueillons les types d'informations suivants :
- Identifiants : Votre nom, adresse e-mail et autres coordonnées.
- Informations démographiques : Telles que votre âge, sexe et localisation.
- Données d'utilisation : Informations sur la façon dont vous interagissez avec notre service, y compris les fonctionnalités utilisées et le temps passé sur la plateforme.
- Données techniques : Cela peut inclure votre adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil et autres détails techniques liés à votre utilisation de notre service.
- Informations de paiement : Le cas échéant, informations nécessaires au traitement des paiements.
- Contenu généré par l'utilisateur : Toute information que vous fournissez lors de l'utilisation de nos services.
5. Comment nous recueillons vos informations
Nous recueillons des informations :
- Directement auprès de vous lorsque vous vous inscrivez à notre service, utilisez notre plateforme ou communiquez avec nous.
- Automatiquement lors de votre utilisation de notre service, notamment via des cookies et des technologies similaires.
- De sources tierces, lorsque la loi le permet et avec votre consentement.
6. Finalités de la collecte et de l'utilisation de vos informations
Nous utilisons vos informations aux fins suivantes :
- Fournir, maintenir et améliorer notre service
- Communiquer avec vous au sujet de notre service, y compris les notifications de changements ou de mises à jour
- Fournir un support client et répondre à vos demandes
- Analyser les tendances d'utilisation et améliorer l'expérience utilisateur
- Protéger contre les activités frauduleuses ou illégales
- Respecter les obligations légales
- Pour la recherche et le développement afin d'améliorer nos services
- Générer des données agrégées ou anonymisées à des fins d'analyse
7. Consentement
Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels, sauf lorsque la loi le permet ou l'exige. Votre consentement doit être clair, libre et éclairé, et donné pour des fins spécifiques. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable.
8. Partage de vos informations
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous pouvons partager vos informations dans les circonstances suivantes :
- Avec des fournisseurs de services qui nous aident à exploiter notre entreprise et à fournir nos services
- En cas de transfert d'entreprise, de fusion ou d'acquisition
- Lorsque la loi l'exige ou pour protéger nos droits légaux
- Avec votre consentement
- Sous une forme anonymisée ou agrégée qui ne permet pas de vous identifier
Voici une liste des entités avec lesquelles nous pouvons partager vos informations :
| Type d'entité |
But |
| Fournisseurs de services cloud |
Pour héberger nos services et stocker les données en toute sécurité |
| Entités gouvernementales |
Lorsque requis par la réglementation locale ou les obligations légales |
9. Stockage et sécurité des données
Vos renseignements personnels sont stockés sur des serveurs sécurisés situés au Canada. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations contre tout accès, divulgation, altération ou destruction non autorisés. Ces mesures incluent :
- Chiffrement des données sensibles
- Audits et évaluations de sécurité réguliers
- Contrôles d'accès et procédures d'authentification
- Formation des employés à la protection et à la sécurité des données
Cependant, aucune méthode de stockage électronique n'est totalement sécurisée et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.
10. Vos droits
Vous avez le droit de :
- Accéder à vos renseignements personnels
- Demander la correction d'informations inexactes
- Retirer votre consentement pour l'utilisation et la divulgation futures
- Demander la suppression de vos renseignements personnels en envoyant un courriel à support@scribemd.ai, sous réserve de restrictions légales
- Recevoir des informations sur la façon dont vos données sont traitées
- Vous opposer à certains types de traitement
- Déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée compétent
11. Conservation des renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, ou tel qu'exigé par la loi. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus requis, ils seront détruits ou anonymisés de manière sécurisée.
12. Prise de décision automatisée
Si nous utilisons des processus de prise de décision automatisée susceptibles d'avoir un impact significatif sur vous, nous vous en informerons et vous donnerons la possibilité de demander une intervention humaine, d'exprimer votre point de vue et de contester la décision.
13. Confidentialité des enfants
Nos services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants de moins de 13 ans. Si vous apprenez qu'un enfant nous a fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter et nous prendrons des mesures pour supprimer ces informations.
14. Transferts internationaux de données
Bien que notre stockage principal de données soit au Canada, nous pouvons transférer des renseignements personnels vers d'autres pays pour traitement. Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place pour protéger vos informations et respecter les lois applicables en matière de protection des données.
15. Modifications de cette politique de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement important en publiant la nouvelle politique sur cette page et en mettant à jour la date de "dernière mise à jour". Nous vous encourageons à consulter périodiquement cette politique pour prendre connaissance des modifications.
16. Nous contacter
Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, nos pratiques en matière de confidentialité ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité à :
EE DOJO (D/B/A ScribeMD.ai)
10000 Washington Blvd, Suite 607
Culver City, CA 90232
Courriel : privacy@scribemd.ai
Dernière mise à jour : 28 Juillet 2025
